Wir haben bereits in den Blog-Beiträgen E-Rechnung – was ist geplant? und BMF-Schreiben zur E-Rechnung darüber berichtet: die E-Rechnung kommt und Kontolino! ist daran diese Anforderung umzusetzen.
Und nun ist es soweit: Sie können mit Kontolino! E-Rechnungen schreiben. Dazu können Sie entweder bei Ihrem Kunden (Debitor) oder beim Schreiben einer neuen Rechnung in einem neuen Feld das Rechnungsformat festlegen. Hier können Sie zwischen den Formaten:
- ZugFERD (das die gesetzlichen Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt),
- ERechnung XML (EN 16931) (das die gesetzlichen Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt),
- Sonstige Rechnung (einfaches PDF), das keinen strukturierten Datenteil enthält und somit für Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen etc. geeignet ist und
- XRechnung XML (öffentliche Auftraggeber).
wählen. Sie sehen anhand der Liste, dass Sie sowohl ZugFERD- als auch E-Rechnungen im XML-Format erzeugen können. Alle Rechnungen, die Sie bisher in Kontolino! erstellt haben, haben das Rechnungsformat „Sonstige Rechnung“.
Wählen Sie das ZugFERD-Format aus, wird eine pdf-Datei mit eingewebter XML-Struktur der Rechnung erzeugt. Dies können Sie erkennen, wenn Sie die fertige Rechnung erhalten: Dort können Sie die Sidebar öffnen und sehen die Büroklammer schwarz hinterlegt. Klicken Sie darauf, erkennen Sie, dass eine xml-Struktur in die pdf-Datei eingewebt wurde.
Haben Sie das Format ERechnung XML (EN 1691) ausgewählt, erhalten Sie „nur“ eine Datei mit der Datenstruktur. Somit bleibt bei der Vorschau der Rechnung die pdf-Ansicht leer. Sie können Sich die Datei über das Herunterladen-Icon herunterladen oder per Mail verschicken.
Wie geht es weiter?
Als nächstes ist es geplant in Kontolino! umzusetzen, dass die E-Rechnungen, die Sie erhalten als solche erkannt werden und die Inhalte, in der xml-Struktur für Sie angezeigt werden. Denn die xml-Struktur ist maßgeblich, falls diese sich von den Inhalten der sichtbaren pdf-Rechnung abweicht.
Fazit
Ab sofort können Sie Ihre Rechnungen auch als E-Rechnung in Kontolino! in den gängigen Formaten erstellen und versenden. Mehr Informationen zur E-Rechnung – in welchen Fällen diese Pflicht ist, wie der Zeitplan zur Einführung aussieht, können Sie auf unserer Seite „Elektronische Rechnungsformate“ entnehmen. Und damit ist die Reise noch nicht zu Ende: als nächstes wird in Kontolino! der Empfang von E-Rechnungen umgesetzt.