BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 13. Juni 2024 einen Entwurf zum Thema E-Rechnung veröffentlicht. Normalerweise werden Entwürfe von BMF-Schreiben nicht veröffentlicht, da aber die E-Rechnung ein großer Eingriff in die Wirtschaft sein wird, hat sich das BMF entschlossen, in diesem Fall bereits den Entwurf des Schreibens zu veröffentlichen. In diesem Artikel wollen wir Ihnen die wesentlichen Inhalte vorstellen. Vorab: die Inhalte decken sich mit unserem bereits veröffentlichen Blogbeitrag „eRechnung – was ist geplant„. Nur ist dieses Schreiben wesentlich umfassender und deckt auch Spezialfälle ab.

E-Rechnungspflicht

Rechnungen müssen grundsätzlich nach dem 31. Dezember 2024 als E-Rechnungen ausgestellt werden, wenn

• es sich um eine Rechnung an ein anderes Unternehmen handelt
• beide Unternehmen Ihren Sitz in Deutschland haben
• der Rechnungsbetrag über der Kleinbetragsgrenze von 250 € liegt
• es sich nicht um Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, handelt (Heilberufler, Dozenten an öffentlichen Bildungseinrichtugen, Versicherungsmakler etc.)
• es sich nicht um Fahrausweise handelt.

So müssen auch Kĺeinunternehmer und Land- und Forstwirte in Zukunft E-Rechnungen ausstellen. Auch Gutschriften müssen als E-Rechnung erstellt werden. Da diese Umstellung an IT-Systeme einen erheblichen Aufwand stellt, werden großzügige Übergangsfristen im BMF-Schreiben eingeräumt. Dazu aber später mehr.

Rechnungsarten ab dem 01. Januar 2025

Die Begrifflichkeit von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) und sonstigen Rechnungen wird in Zukunft neu definiert.

Unter den Begriff elektronische Rechnung, fallen dann nur noch Rechnungen, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (siehe BMF-Schreiben Kapitel 2.1.1). Dabei reicht es aus, wenn die E-Rechnung maschinenlesbar ist – ein menschenlesbares Dokument ist nicht mehr erforderlich – aber optional weiter möglich.

Alle anderen Rechnungen, fallen in Zukunft unter den Begriff „sonstige Rechnungen„. Als Beispiele werden JPEG- oder bloße PDF-Dateien angeführt. Aber natürlich fallen auch alle Papierrechnungen unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.

Zulässige Formate einer E-Rechnung

Grundsätzlich muss eine E-Rechnung maschinenlesbar alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhalten. Zusätzliche Informationen sind möglich. Alle Rechnungsangaben müssen in einem strukturierten Format abliegen, das die Norm EN 16931 erfüllt. Als Beispiele für Formate, die die Norm EN 16931erfüllen, werden das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 und der XStandard (XRechnung) genannt.

Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format bietet den Vorteil, dass diese aus zwei Teilen besteht:

• dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) und
• einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument).

Wird eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format übermittelt, dann gelten bei Abweichungen die Informationen des strukturierten Datenteils.

Eine XRechnung beinhaltet nur den strukturierten Datensatz und ist für den Menschen nicht lesbar. Dies kann über Visualisierungstools aber bewerkstelligt werden.

Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die Übermittlung von E-Rechnungen muss elektronisch erfolgen. Entweder über das Versenden von der E-Rechnung per Mail oder der Bereitstellung der E-Rechnung in einer Schnittstelle oder der Möglichkeit eines Downloads. Eine Übergabe der E-Rechnung per USB-Stick erfüllt allerdings nicht die Anforderung der Übermittlung in elektronischer Form.

Für den Empfang von E-Rechnungen reicht es aus, wenn der Empfänger ab dem 01. Januar 2025 eine E-Mail-Adresse zur Verfügung stellt. Sprich der Empfänger muss die Datei entgegennehmen und somit auch 10 Jahre lang bei sich im ursprünglichen Format aufbewahren können. Weiter muss die E-Rechnung unveränderbar und vom Finanzamt auswertbar sein.

Zu mehr ist der Empfänger aber derzeit nicht verpflichtet. Sprich die maschinelle Weiterverarbeitungsmöglichkeit der E-Rechnung wird derzeit (also zum 1.1.2025) noch nicht verlangt.

Übergangsregelungen

Die Übergangsregelungen gelten nur für den Rechnungsaussteller. Der Rechnungsempfänger muss ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen per z. B. Mail entgegennehmen können.

Bis Ende 2026 können weiterhin alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen. Bis zum Ende 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt Ihr Kunde stimmt zu und Sie als Rechnungsaussteller haben einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen E-Rechnungsvorgaben eingehalten werden.

Wie ist der Stand in Kontolino!?

Für Kontolino! ist geplant, dass das ZUGFeRD-Format für die Erstellung von Rechnungen ermöglicht wird. Dafür haben wir die Datenstruktur von Kontolino! weitestgehend an die Vorgaben der EN 16931 angepasst. Auch wurde implementiert, dass Sie Ihre Briefbögen auf pdfA/3-b-Kompatibilität in Kontolino! überprüfen können. Zusätzlich können Sie nicht valide-Briefbögen in Kontolino! austauschen. Mehr dazu finden Sie in unserem Blog-Artikel: „Neue Features beim Schreiben von Rechnungen„. Weiter haben wir die XML-Struktur grundsätzlich gemäß der EN 16931 im Testsystem erstellt. Nun sind wir am Testen unserer erstellten E-Rechnungen.

Parallel unternehmen wir gerade erste Schritte, um auch E-Rechnungen in Kontolino! empfangen zu können. Wir planen die strukturiert übermittelten Daten – zumindest im ZUGFeRD – Format – für Sie zur Vereinfachung der Buchhaltung auszulesen und zur Verfügung zu stellen. Auf jeden Fall werden Sie aber – entweder über die Belege-Inbox oder aber über den direkten Datei-Upload spätestens ab dem 01. Januar 2025, Ihre E-Rechnungen in Kontolino! unveränderbar speichern und aufbewahren können. Das gilt im Grunde bereits heute.

Zusammenfassung

Auch wenn es sich gerade nach viel Arbeit anhört – später werden die E-Rechnungen eine große Erleichterung, gerade auch in der Buchhaltung mit sich bringen. Denn durch die einheitlichen Datenformate zur Übermittlung der Pflichtbestandteile einer Rechnung, können viele notwendige Informationen für die Buchhaltung direkt in den Buchungssatz übertragen werden. Sei es Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag oder aber auch der Mehrwertsteuercode. So ist z.B. ein Zwischenschritt über eine fehleranfällige visuelle Erkennung von Rechnungsdaten aus Bild- oder PDF-Dateien nicht mehr nötig, die Informationen können dann ja direkt maschinell ausgewertet werden. Kontolino! ist bereits mitten in der Implementierung, um Ihnen die Vorteile in Verbindung mit der E-Rechnung zur Verfügung stellen zu können.